¿Qué es un Sistema Contable?

Una de las decisiones más importantes para una empresa es la elección de un Sistema Contable que registre TODAS las transacciones de la empresa en un mismo lugar y genere los estados financieros y otros reportes financieros que requiere la empresa.   La elección de un buen Sistema Contable le permite a la empresa:

  1. Centralizar toda la operación de su negocio en un mismo sistema:   Un error común en las empresas es disponer diferentes sistemas para diferentes procesos,  por ejemplo, tienen un sistema para realizar el mercadeo digital y comercio electrónico,  otro sistema de punto de venta para registro de ventas, otro para cálculo, registro y pago de planilla, etc. Al tener diferentes sistemas no vinculados entre si, se produce un  aumento del costo de los licenciamientos,   se duplica el esfuerzo de procesamiento de la información y la información nunca se consolida en un solo lugar para generar estados financieros.  Los Sistemas Contables deben integrar todos los procesos del negocio,  no solo unos cuantos de ellos.
  2. Administrar eficazmente el negocio: Un Sistema Contable le permite a las empresas monitorear su flujo de efectivo,  administrar sus cuentas por cobrar y por pagar,  etc.  Lamentablemente en la actualidad, muchas empresas de gran tamaño, mantienen registros manuales ó en hojas de cálculo como excell, esto tiene un alto costo administrativo y un riesgo para la empresa.
  3. Medir y mejorar la rentabilidad y situación financiera de la empresa: Los Sistemas Contables proveen los estados financieros en tiempo real,  por tanto el Estado de Situación, Estado de Resultados, Estado de Flujos de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio son reportes que pueden generarse para la gerencia oportunamente.
concepto-operaciones-ingresos

¿Cuál es la diferencia entre un Sistema Contable y un Sistema de Factura Electrónica?

Un Sistema Contable NO es lo mismo que un Sistema de Factura Electrónica,  mientras el primero ofrece los beneficios descritos anteriormente, el Sistema de Factura Electrónica les ofrece a las empresas solamente emitir comprobantes electrónicos como facturas electrónicas, notas de crédito electrónicas, tiquetes electrónicos, etc según lo requiere la legislación tributaria en Costa Rica y una cantidad muy limitada de reportes financieros (no estados financieros), por tanto los Sistemas de Factura Electrónica NO son Sistemas Contables.  No obstante lo anterior los Sistemas de Contabilidad han realizado modificaciones a sus módulos de ventas para cumplir con los requerimientos de factura electrónica.

¿Cómo elegir un buen sistema contable?

En A&B Advisory somos expertos en asesoría contable y uno de nuestros servicios es el acompañamiento en la elección e implementación de un Sistema Contable. De acuerdo con nuestra experiencia, la mayoria de los proveedores de sistemas de facturación  los promocionan como sistemas de contabilidad cuando en realidad no lo son,  realizan promesas que no cumplen,  integran incorrectamente el sistema al cliente, no capacitan a los usuarios, inclusive no se preocupan por la calidad de la información que procesa y genera el sistema en sus reportes. A continuación detallamos algunas recomendaciones para elegir un buen Sistema Contable:

  1. Identifique y documente los procesos de su negocio:  Antes de elegir e integrar un Sistema Contable es recomendable que su empresa documente sus procesos de negocios,  como el proceso de ventas,  el proceso de compras, el proceso de tesorería, el proceso de nómina, etc. Al realizar la documentación de los procesos, su empresa tendrá la capacidad de evaluar a las alternativas que ofrecen los proveedores de sistemas.
  2. Evite los desarrollar su propio sistema contable:  Para la mayoría de las empresas no es recomendable desarrollar su propio Sistema Contable,  debido a que se requiere conocimiento y tiempo para guiar a los profesionales de ingeniería en sistemas.  Recuerde que en la actualidad el mercado ofrece una varidad de sistemas contables que pueden cumplir en gran medida lo que su empresa necesita, sin tener que desarrollar un Sistema Contable propio desde “0”.
  3. Asigne un equipo para la integración del Sistema Contable: Contrate un especialista en procesos de integración de Sistemas Contables,  este profeisional especializado como los que tiene la firma de servicios A&B Advisory, deben tener experiencia y conocimiento. El especialista le ayudará a conformar un equipo de trabajo con persona interno responsable de   participar activamente en la elección, integración, puesta en marcha y capacitación sobre el nuevo Sistema Contable.
  4. Promueva una cultura tecnológica en su empresa: Incentive a sus colaboradores a tener una actitud positiva respecto al uso de la tecnología y mejora continua en su empresa.
  5. Establezca objetivos realistas y comprenda el costo-beneficio del Sistema Contable:  No existe un sistema contable que se ajusta un 100% a su empresa, por tanto lo importante es elegir un Sistema Contable que integre los procesos de negocio clave, aquellos que generan valor para sus clientes y empleados. Recuerde no perderse en los detalles que no agregan valor.
  6. Realice una preselección de proveedores de Sistemas Contables con criterios de calidad:   Los mejores proveedores de sistemas contables están actualizados con las últimas tendencias (bases de datos en la nube, ciberseguridad, capacitación, soporte, acreditaciones, etc), estos proveedores tienen clientes líderes en sus respectivas industrias. NO adquiera un Sistema Contable sin realizar un análisis adecuado de la calidad del proveedor.

¿Qué es Quickbooks Online?

Quickbooks Online es un Sistema de Contabilidad para empresas PYMES, que tienen facturación electrónica de ventas, registro de gastos y multiples funciones que permiten a la empresa centralizar todos sus procesos de negocio en un mismo lugar y generar la contabilidad en tiempo real. Quickbooks Online es el software contable más utilizado por PYMES en Estados Unidos de América y Canadá, además es de mucho renombre por los contadores y firmas de contabilidad a nivel mundial incluyendo Costa Rica.

Intuit es la empresa dueña de Quickbooks Online, esta es una empresa pública, que cotiza en la Bolsa de Estados Unidos y factura más de US$2.3 billones de dólares al año, se encuentra regulada e invierte millones de dólares en mejoras a sus sistemas.

¿Cuál es el costo de Quickbooks Online?

Quickbooks Online tiene licencias de servicio para empresas de diferentes características, su costo mensual asciende desde los US$18 hasta los US$38. En Costa Rica estas licencias se complementan con otras aplicaciones para emitir comprobantes electrónicos, automatizar registro contable de gastos con factura electrónica y otras muchas funciones. En A&B Advisory tenemos una empresa hermana llamada CFObots que desarrolla Robots Contables que “Automatizan la contabilidad”. Conozca más sobre CFObots.

¿Por qué Quickbooks Online? ¿Tiene factura electrónica? ¿Robots Contables? ¿Inteligencia artificial?

Entre los beneficios de Quickbooks Online como un sistema contable para PYMES se encuentran:

  1. Bajo costo.
  2. Ofrece integración con factura electrónica.
  3. ¡Tiene Robots Contables que automatizan la contabilidad y la hacen en tan solo 10 minutos!.  Conozca más
  4. Se encuentra en la nube,  su acceso es remoto y puede darse a través de cualquier buscador (Google, Firefox, Microsoft Edge, etc).
  5. La base de datos de la compañia se puede descargar en cualquier momento.
  6. Hay más de 450 aplicaciones que se conectan con Quickbooks Online para funcionalidades como Comercio Electrónico, Punto de Venta, Inventarios, Proyectos, CRM, etc.
  7. Tiene aplicaciones de A&B Advisory que utilizan inteligencia artificial.

A&B Advisory especialistas en Quickbooks Online

Como se indicó anteriormente A&B Advisory pone a disposición de sus clientes Robots Contables que automatizan los procesos contables.  Además A&B Advisory ayuda a sus clientes de la siguiente manera:

  1. Configura eficazmente Quickbooks Online a su negocio en menos de 1 hora.  A un costo de US$200 con capacitación básica incluída.
  2. Dispone una aplicación  de factura electrónica que funciona con Quickbooks Online.
  3. Brinda soporte en tiempo real para Quickbook Online a través de Whatsapp.
  4. Capacita a usuarios sobre el uso del Quickboooks Online.
  5. Certifica internacionalmente usuarios en Quickbooks Online.
  6. Ofrece servicio de contabilidad, preparación de impuestos,  asesoría financiera con el uso de Quickbooks Online.